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Inhaltsverzeichnis

Die Grundlagen

Halten Sie bitte einen Augenblick inne und bedenken Sie, was mit einem Mailversand ausgelöst wird und was Sie eigentlich erreichen wollen.

In der Regel nutzen Sie Mails, Mailinglisten, um auf Fragen Antworten von der Gemeinschaft zu erhalten, selbst Fragen anderer zu beantworten oder auch, um einfach allen Informationen bereitzustellen.

Wenn Sie eine Mail an eine Liste versenden ...

  • ... erhält Sie jeder Listenteilnehmer direkt oder als Teil einer Mail-Zusammenfassung (Digest)
  • ... schaut jeder einzelne auf die Mail und überlegt, ob sie für ihn interessant ist
  • ... überlegt jeder, ob nun eine Antwort angebracht ist

Daher ist es naheliegend zu erwarten, dass jeder das für sie/ihn im Moment Zumutbare unternimmt, zunächst die ihr/ihm bekannten und verfügbaren Informationsquellen zu nutzen. Da kann es sicher schon mal zu unterschiedlichen Ansichten kommen, was man "eigentlich wissen sollte" und jeder hat einmal angefangen. Demnach haben Neuankömmlinge auch großzügigen Beginnerschutz. Alle sachlichen Fragen werden anfangs sicher toleriert, wird selbst bei anderen Banalem (hoffentlich) kommentarlos geholfen. Aber Hinweise auf einschlägige Hilfen (Quellen) sollten durchaus dann nicht als Vorwurf oder Anmaßung wahrgenommen werden, sondern als das was sie sind: Hilfe zur Selbsthilfe. Vor allem wenn sie ein-zwei Mal freundlich wiederholt werden...

Ihre Mail soll gelesen werden

Auf jeden Fall werden Sie es bevorzugen, wenn Ihre Mail gelesen wird und nicht sofort bei Erhalt gelöscht wird.

Bedenken Sie bitte dabei, dass es Personen gibt (und meist sind es die, von denen Sie Antworten erhoffen), die täglich mit teilweise mehreren Hundert E-Mails umzugehen haben. Da werden als erstes

  • nicht interessierende,
  • störende,
  • unfreundliche,
  • solche mit vermutlich bösem Inhalt (SPAM)

aussortiert und schon gar nicht gelesen.

Vermeiden Sie durch die Berücksichtigung einfacher (im Weiteren folgender) Verhaltensregeln, ungewollt in diese Kategorie zu geraten.

Ihre Mail soll verstanden werden

Wenn Sie bereits im Betreff oder der Einführung zu viel Detailwissen, Kenntnisse über Abkürzungen oder Spezialbegriffe usw. voraussetzen, werden Sie auch nur ein definiertes Publikum erreichen. Wenn das Ihr tatsächliches Ziel war, gut. Wenn Sie damit nur Ihrer Kompetenz Ausdruck geben wollen, weniger.

Die Erfahrung zeigt: erfolgreicher ist eher eine gut strukturierte, in eher kurzen, klaren Sätzen formulierte Sprache mit deutlich herausgearbeiteten Aussagen und Fragen.

Ihre Mail soll (meist) beantwortet werden

Basis dafür ist nicht nur, dass es da auch jemanden auf der Liste gibt, der/die Antworten auf Ihre Fragen hat oder Ihre Angaben ergänzen kann. Es bedarf auch der Bereitschaft, gerade dieser Person die Antwort zu geben. Und da ist es immer förderlich, ein freundliches Umgangsklima auf der Liste und individuell zu schützen.

Das kann so weit gehen, dass nicht Gleiches mit Gleichem vergolten wird, wenn jemand den "Pfad der Tugend verlässt", sondern im Dienste der Listengemeinschaft dem mit Sachlichkeit begegnet wird und dies ggf. in direkter Mail persönlich geklärt wird.

So ist auch die typische Verfahrensweise eingreifender Listenbetreuer, die andererseits durchaus über technische Werkzeuge verfügen, extremen "Dauergrantler" den Zugang zur Liste zu erschweren bzw. zu verweigern. Genau das ist u.a. auch eine ihrer Aufgaben.

Ihre morgige Mail soll auch noch beantwortet werden

"Geben ist seliger denn nehmen" ist nicht nur als religiöser Standpunkt verbreitet, er sollte auch auf Mailinglisten wirken: wer dadurch auffällt, nur Fragen zu stellen und um Hilfe zu bitten und im Gegenzug bei passenden Anfragen seine eigenen Schätze (oder seine Zeit) tunlichst zu hüten, wird bald wenig Resonanz finden...

Allerdings ist die Liste sicherlich auch kein Tauschmarkt, wo man ausschließlich bekommt, wenn man vorab etwas gegeben hat.

Tipps für gute Mails

Betreff

Tipps für gute Betreffzeilen

  • Schreiben Sie Familiennamen im Betreff in Großbuchstaben!
  • Schränken Sie Anfragen auf Orte (mitunter findet man die Großschreibung auch für Ortsangeben, aber eher seltener) und Zeiträume ein.

gute Beispiele:

  • "Suche nach Familie MEIER aus Pforzheim um 1730"
  • "Angaben für Erwin MÜLLER *11.03.1901 in Bremen gesucht"

schlechte Beispiele:

  • "Frage"
  • "Suche"
  • "Suche nach Meier"
  • "Wer kann helfen?"

Gesprächsfäden (threads)

Wenn Sie die Liste mit Einzelmails (nicht Zusammenfassung/Digest) abonniert haben nutzen Sie bei der Beantwortung oder Kommentierung von anderen Mails bitte die in Ihrem Mailprogramm oder Weboberfläche eingebaute Funktion "Antworten". Dadurch wird der Betreff im wesentlichen beibehalten und der Listenserver und auch Listenteilnehmer mit flotten Mailprogrammen können in ihren Archiven zusammengehörende Mails gemeinsam verwalten lassen.

Andererseits: Wendet sich das Thema zu deutlich von einem ehemaligen Betreff ab, dann fassen Sie sich ein Herz und ändern Sie den Betreff der Antwort z.B. so

  • von: "Allgemeine Archivarbeit"
  • nach: "Genealogisches Kreuzworträtsel (War: Allgemeine Archivarbeit)"

Keine Digest-Betreffs

Wenn Sie auf eine Einzelmail einer Mailzusammenfassung/Digest antworten wollen, tragen Sie bitte den ursprünglichen Betreff der Einzelmail per "Kopieren und Einfügen" in Ihren Antwortbetreff ein und ergänzen Sie vorn ein Re: oder AW: als Zeichen der Erwiderung.

  • war: "Re: [MeineListe-L] MeineListe Digest, Vol 5, Issue 75"
  • wird: "Re: Suche nach MÜLLER in Pforzheim"

Senden Sie Mails an Mailinglisten nicht im HTML-Format.

Obwohl die modernen E-Mail-Programme heute fast alle standardmäßig HTML-formatierte E-Mails verschicken und auch lesen können, ist diese Art der formatierten E-Mail in Mailinglisten nicht üblich. Zum einen, weil es eben immer noch Anwender gibt, die HTML-Mails nicht verarbeiten können oder aus Sicherheitsgründen nicht wollen, zum anderen weil eine formatierte E-Mail (ohne mehr Informationsinhalt zu bieten) mehr als doppelt so groß ist wie eine reine Text-E-Mail. Um E-Mails an Mailinglisten zu verschicken muss man also das HTML-Format im eigenen E-Mail-Programm deaktivieren. Hilfe dazu.

Separate Mails zu Einzelthemen

Vermeiden Sie, mehrere Themen oder Fragen in einer Mail zu bündeln. Dies erschwert einerseits die Zuordnung von Antworten oder ganzer Diskussionsfäden. Auch wenn es ein wenig mehr Arbeit beim Versenden ist, die potentiellen Helfer reagieren eher auf überschaubare Portionen als auf Mehrfachanfragen.

Tauschen Sie private Mails nicht über die Listen aus.

Manche Dinge interessieren wirklich nicht die gesamte Liste, sondern nur zwei Forscher, die Daten oder Erfahrungen austauschen möchten. Bereden Sie solche Angelegenheiten in privater E-Mail. Sicher ist es nicht immer leicht, zu unterscheiden, was von allgemeinem Interesse ist und was nicht. Denken Sie aber im Zweifelsfall lieber etwas länger darüber nach und schicken Sie Ihre Mail oder Antwort nur dann über die Liste, wenn Sie meinen, dass es wichtig wäre, dass alle sie lesen.

Auch wenn es zunächst überraschen mag, auch Danksagungen, Glückwünsche usw. an einzelne Listenteilnehmer gehören nicht über die Liste versendet.

Selbst das "Fröhliche Weihnachten", "Frohe Ostern" kann sich , von mehreren Hundert oder mehr Teilnehmern individuell versendet, ins Gegenteil kehren. Und mal ehrlich: ist es tatsächlich ein individueller Gruß?

Vor allem aber individuelles Eingehen auf Angebote (A bietet Kopien einer Schrift an und dreiundneunzig Mails mit "ich will auch haben" gehen über die Liste an mehrere Hundert Personen) sollte direkt an den Anbieter erfolgen.

Umgangston

Immer das freundliche Angebot

Bieten Sie immer einen freundlichen, verbindlichen Umgangston an, bleiben Sie dabei, auch wenn ein vermeintlicher Stoffel am anderen Ende anders antwortet.

Du und Sie

Gespräche auf einer Mailingliste werden traditionell eher im Du als im Sie geführt.

Das mag manch ältere oder distinguiertere Teilnehmer zunächst ärgern und als Respektlosigkeit vorkommen, in diesem Fall gilt aber ausnahmsweise: ist aber nun mal so bei den Kindern des Internets.

Man hat die Möglichkeit, die gewünschte Form der Anrede deutlich zu machen, in dem man es in seiner Unterschrift zeigt:

Emil
Emil will sich in diesem Umfeld von allen Schreibenden durchaus duzen lassen
Emil (Meier)
auch dieser Emil sieht es so, er teilt nur informationshalber seinen Familiennamen mit
Emil Meier oder Dr. Emil Meier
hier möchte jemand gesiezt werden, was man in aller Regel auch respektiert. Meist. Image:50px-Face-smile svg.png

verletzende Wertungen vermeiden

Vermeiden Sie verletzende, nicht belegte oder unterstellte Wertungen!

Und das direkt und auch unterschwellig!

Selbst wenn es gerechtfertigt sein sollte. Formulieren Sie in diesem Fall bitte eher auffordernd und begründend.

Schlechte Beispiele:

  • "Auf solchen Blödsinn sollte man gar nicht antworten." [1]
  • "... wie bei ihm üblich, schlecht recherchierter Kram ..."

Bessere Beispiele:

  • "Versuchen Sie Ihr Anliegen etwas klarer vorzubringen."
  • "Für einen Großteil der Angaben sind keine Quellen beigebracht. Das begrenzt den Wert erheblich."

Achten Sie auf das Thema (scope) der Liste

Nutzen Sie das Werkzeug Mailingliste bitte im Rahmen seiner Bestimmung, also dem Thema der Liste, verwenden Sie es nicht, nur um eine erreichbare größere Gruppe mit Ihrem persönlich wichtigen aber völlig themenfremden Anliegen zu "beglücken".

Wenn Sie sich nicht so recht sicher sind, ob Sie noch zum Thema schreiben, können Sie im Betreff ein "(OT)" voranstellen, das so viel wie off-topic (jenseits vom Thema) bedeutet und sozusagen vorab um Toleranz der Listenteilnehmer bittet.

Vermeiden Sie die Versendung einer Mail gleichzeitig an diverse Listen (cross posting)

Dieses Verhalten wird von den meisten als extrem unfreundlich wahrgenommen, da ohne rechte Steuerung meist Fragen an alle erreichbaren Personen verstreut werden.

Im besten Fall gibt es Antworten/Diskussionen in verschiedenen Listen, die sich nicht sehen und nicht zusammengeführt werden können. Dadurch entsteht Parallelaufwand, teilweise in erheblichem Maße. Das wird eher als Missbrauch der Hilfsbereitschaft als als gerechtfertigtes Vorgehen interpretiert.

Fragen Sie besser zeitversetzt und unter Verwendung der inzwischen erreichten Rechercheerfolge nacheinander in den verschiedenen Listen nach.

Senden Sie keine Kettenbriefe oder Viruswarnungen an Mailinglisten

Immer wieder geistern Kettenbriefe durchs Internet. Man bekommt Mails mit Warnungen oder mit anrührenden Geschichten zugeschickt, die man an alle Leute verschicken soll, die man im elektronischen Adressbuch stehen hat. Und das SOFORT. Manche dieser Geschichten halten sich jahrelang, und in den meisten Fällen ist nichts Wahres daran. Lassen Sie lieber die Finger davon, und informieren Sie sich selbst eingehend auf folgenden Seiten:

Bearbeiten Sie die Ursprungsnachricht, wenn Sie auf Mails antworten

Die ursprünglich gesendete Nachricht sollte praktisch nie ganz zitiert werden (mit Ausnahme ganz (!) kurzer Mails vielleicht). Ferner sollte man weder komplett über noch komplett unter dem zitierten Text[2] antworten. Beides ist nicht ungünstig. In privaten Mails mag das nicht so wichtig sein, in Listenmails aber sollte man sich schon Mühe geben, korrekt zu zitieren. Schreibt man über dem zitierten Text, kommt gewissermaßen die Antwort vor der Frage. Schreibt man unter einem Vollzitat, müssen alle Leser erst endlos lange bereits bekannten Text durchscrollen.

Im Idealfall zitiert man nur die wesentlichen Sätze, schreibt seine Kommentare und Antworten unter die Zitate. Ausgelassene Textstellen kennzeichnet man so:

[...]

Im Prinzip gelten für Mails in Mailinglisten dieselben Grundsätze, die auch für das Schreiben und Zitieren von Beiträgen im Usenet (in Newsgroups) gelten. Eine gute Anleitung findet man auf folgender Seite: http://learn.to/quote Hinweise zum korrekten Verfassen von E-Mails gibt es hier: http://piology.org/mail/

Halten Sie Ihre Signatur kurz

Auch wenn Sie stolz darauf sind, mit mehreren Seiten im Internet vertreten zu sein, wenn sie zahlreiche E-Mail-Adressen und Telefonnummern haben oder wenn Sie nach sehr vielen verschiedenen Namen suchen - verzichten Sie darauf, es der ganzen Menschheit in jeder Ihrer E-Mail-Signatur mitteilen zu wollen. Endlos lange Signaturen nerven mehr als dass sie nützen. Ein, zwei kurze Links sind pfiffiger.

Allgemeinplätze und Belege

Denken Sie bitte daran, dass es immer wieder Neulinge auf der Liste gibt oder auch langfristige Teilnehmer in bestimmten Wissensgebieten nicht so bewandert sein können wie Sie. Nicht nur, aber auch aus diesen Gründen sollten Urteile und "Argumente" wie: "das ist eben so", "das weiß doch jeder", "so sind sie eben" usw. verpönt bleiben und die eigene Meinung besser mit Belegen untermauert werden oder aber als subjekte Position (und damit diskutabel) deutlich gemacht werden.

Bedenken Sie, dass am anderen Ende der Leitung Menschen sitzen und keine Roboter

Auch wenn Ihnen Ihre Diskussionspartner aus Mailinglisten in den meisten Fällen nur als xyz@domain.com bekannt sind, vergessen Sie nicht, dass sich Menschen hinter diesen Kürzeln verbergen. Einige davon werden Sie vermutlich nie persönlich kennen lernen, andere vielleicht schon. Bedenken Sie, dass Geschriebenes oft missverständlich formuliert sein kann und versuchen Sie, so zu schreiben, dass man genau weiß, was gemeint ist. Verwenden Sie ggf. Emoticons, um zu veranschaulichen, wie Ihre Worte gemeint sind. Was Emoticons sind, erklärt u.a. der Artikel Emoticon. In: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie.

Bedenken Sie, dass auch an Ihrem Ende ein Mensch sitzt - nämlich Sie!

Ein Mensch mit Emotionen und Erregungen. Rationales, gesteuertes Formulieren setzt sich da manchmal nicht so erfolgreich durch.

Lassen Sie daher bei eskalierenden, wichtigen oder anderweiteig erregenden Diskussionen vielleicht eine Nacht bis zu Ihrer Antwort vergehen oder schreiben Sie einen Entwurf und senden Sie ihn dann erst nach Durchsicht und Überarbeitung erst am anderen Tag. Oder gar nicht.

Man glaubt nicht, wieviel Ärger durch diese Regel bereits vermieden wurde.

Sachdiskussion und Emotionen

Immer wieder entwickeln sich in Mailinglisten geführte Diskussionen leider in eine eher emotional geprägte Auseinandersetzung, bei der es letztlich nur noch um "Gewinnen und Verlieren" geht. Darüber geht nicht selten die Klärung des ursprünglichen Fragepunkts verloren und die Teilnehmer tauschen, unabsichtlich aber auch gewollt, Vorurteile, Unterstellungen, mitunter sogar Beleidigungen aus. Dies sollte jeweils schnellstens kultiviert beendet werden, bevor die Listenmoderatoren dem Einhalt gebieten (müssen).

Berücksichtigen Sie bitte unbedingt, dass jeder Leser einer Mail, selbst wenn Emoticons wie ;-) oder Image:50px-Face-wink svg.png zum Einsatz kommen, Ihr verschmitztes Gesicht nicht sehen, ihren möglicherweise sarkastischen Unterton nicht hören kann (oder einen nicht vorhandenen hört!). Es verbleibt das (in der Eile und Erregung häufig schnell hingeworfen) geschriebene Wort. Das führt immer und immer wieder auf den Weg des emotionalen Missverständnisses. Versuchen Sie den Wettbewerb um Souveränität, Sachlichkiet, Ruhe zu gewinnen, nicht den der Selbsterhöhung, Erniedrigung der Gegenseite, Wutsteigerung.

Ein wenig OT: Was man noch beachten sollte

Daten der Benutzeranmeldung

Jede Mailingliste führt Sie mit dem Benutzernamen Ihrer eingetragenen E-Mail-Adresse und Ihrem Listenpasswort. Beides ist grundsätzlich unabhängig von den entsprechenden Angaben für das Benutzerkonto für:

  • andere Mailinglisten bei genealogy.net oder anderswo;
  • GenWiki, DigiBib, Gedbas, Foko, Gov, usw. bei genealogy.net;
  • das Forum bei genealogy.net

Die Passworte bei allen Mailinglisten bei genealogy.net, die für eine E-Mail-Adresse abonniert worden sind, können wenigstens mit einer Änderung (Stichwort "Global ändern") durch Sie einheitlich gehalten werden, auch wenn Sie einzeln gespeichert bleiben.

Die beiden anderen Passworte sind derzeit komplett davon getrennt.

Aktuelle E-Mail-Adresse

Ganz simpel, aber immer wieder vergessen: Achten Sie darauf, dass Sie bei Wechsel Ihrer Mailingadresse den Eintrag in jeder Liste (oder "Global") ändern. Sonst wird Ihr Abonnement nach einer Reihe erfolgloser Zustellversuche vom System auf "pausiert" gestellt und dann irgendwann gelöscht. Ohne Nachricht an Sie. Wohin auch?!

Keine Anhänge

Dateianhänge in Mails an Mailinglisten sind häufig (auch bei genealogy.net) technisch unterbunden oder aber zumindest sehr unerwünscht. Sie sind durchaus ein gutes Werkzeug, aber nicht, um Dateien an alle zu verteilen.

Automatische Antworten vermeiden

Achten Sie darauf, dass Mails von der Mailingliste keine automatischen Abwesenheitsantworten[3] erzeugen. Diese gehen an die Liste zurück, werden dort zwar meist technischerkannt und abgefangen, aber leider nicht immer. Dann geht die Abwesenheitsinformation an alle, auch an Sie, wird (mitunter) sofort erneut beantwortet usw.

Technische Fragen oder Probleme auf Ihrer Liste bei genealogy.net

Haben Sie Probleme mit Ihrem Abonnement oder mit Vorkommnissen auf der Liste finden Sie Ihre Listenbetreuer immer mit einer Mail an

'''''Listenbezeichnung'''''-owner@genealogy.net

Heisst Ihre Liste also genwiki-l und Sie schicken Ihre Mails normalerweise an genwiki-l@genealogy.net wäre das (dieses Beispiel gilt damit so nur für diese konkrete Liste!): genwiki-l-owner@genealogy.net

Achten Sie bei Zustellungen als Digest auf den "Vorspann", dort ist diese Adresse meist nochmal erwähnt.

Weblinks



Anmerkungen:

  1. Dann tun Sie es einfach auch nicht! Image:40px-Emblem-cool svg.png
  2. TOFU: Text oben, full-quote unten.
  3. OOF: Out Of Office
Persönliche Werkzeuge