Schul- und Universitätsmatrikel/Editionsrichtlinien

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Info
Bitte beachten Sie auf jeden Fall auch die jeweiligen projektspezifischen Editionsrichtlinien, die in der Projektbeschreibung jedes Projektes im GenWiki zu finden sind.
Allen, die zum ersten mal in unserem Online-Datenerfassungssystem (DES) arbeiten wollen, empfehlen wir vorab die Lektüre der Bedienungsanleitung.
Alle Projekte, die mit dem DES erfasst werden können findet man hier oder auch hier.


Inhaltsverzeichnis

Das Wichtigste zuerst

  • Ein Eintrag beginnt immer am Anfang des Nachnamens und am oberen Rand der Buchstaben. Daher ist wie im folgenden Beispiel in das Bild zu klicken, um einen Eintrag hinzuzufügen:
  • Es wird immer vollständig und so buchstabengetreu wie möglich erfasst. Es wird nichts abgeändert oder hinzugefügt.
  • Abkürzungen werden nicht aufgelöst. Ein „Aug.“ bleibt ein „Aug.“ und wird kein „August“, ein „Tischlermstr.“ wird kein „Tischlermeister“ und ein „u.“ wird kein „und“
  • Ortsnamen werden nicht vereinheitlicht.

Allgemeines

Diese Editionsrichtlinien enthalten Grundsätze, die für alle mit dem Online-Erfassungstool DES zur Erfassung vorgesehenen Schul- und Universitätsmatrikel gelten.

Nicht alle Matrikel sind gleich, es gibt sehr viele projektspezifische Besonderheiten. Deshalb sollten zu jedem Projekt auch die spezifischen Editionsrichtlinien auf der jeweiligen Projektbeschreibungsseite (verlinkt unter dem Begriff "über das Projekt") gelesen werden.

Die Kommunikation ist für den reibungslosen Projektablauf das A und O. Rat und Antworten gibt es auf der projektbegleitenden Mailingliste.

Für die direkte Kommunikation mit den Projektbetreuern und Admins wenden Sie sich bitte an die Projektbetreuung some mail unter Angabe des Projektes, der Seite und des Datensatzes.


Was wird erfasst

Für Familienforscher sind vor allem Informationen zu Personen interessant. Darum liegt der Schwerpunkt der Matrikelerfassung eines genealogischen Projektes natürlich auf den enthaltenen Personendaten, insbesondere der Schüler bzw. Studenten sowie des angegebenen Personals.

Erfasst werden in aller Regel

  • Schüler- bzw. Studentenverzeichnis
  • Lehrerverzeichnis

Nicht alle diese Abteilungen eines Matrikelbandes werden immer sofort erfasst, unter Umständen wird eine Abteilung erst zu einem späteren Zeitpunkt für die Erfassung freigegeben. Dies ist auf der jeweiligen Projektbeschreibungsseite vermerkt.

Was wird nicht erfasst

  • Außerhalb des jeweiligen Verzeichnisses genannte besondere Erwähnungen, z.B. Prämierungen von Schülern etc.
  • Noten, fortlaufende Nummern etc.
  • Wohnadresse bzw. Wohnort des Schülers/ Studenten
  • Beim Beruf des Vaters gesondert genannter Ort
  • Grundsätzlich nicht erfasst werden alle Bestandteile, die nicht strukturiert erfassbar sind
  • Der Punkt am Ende eines Eintrages wird nicht abgetippt

Schriftsätze

Besonders Matrikelbände vor 1950 sind sehr oft in Fraktur gesetzt oder in Fraktur, gemischt mit Antiquaschriften.

Nicht jedem fällt die Gewöhnung an das Schriftbild leicht. Für den ein oder anderen sind die ersten Schritte hart, einige Buchstaben erkennt man sofort, andere sehen total verworren aus.

Keine Sorge, man gewöhnt sich sehr schnell an das ungewohnte Schriftbild.

Um den Vergleich zu erleichtern kann man anhand der folgenden Grafik ähnlich aussehende Buchstaben leicht vergleichen und unterscheiden.


Fraktur Großbuchstaben nach der Buchstabenform sortiert




Fraktur Kleinbuchstaben nach der Buchstabenform sortiert (bitte auch hier Ähnlichkeiten in der Spalte direkt darüber oder darunter berücksichtigen)



Damit sollte es einfacher sein einen Buchstaben anhand seines Aussehens zu identifizieren.

In vielen Dokumenten gibt es übrigens keinen Unterschied in der Darstellung der Buchstaben "I" und "J". Welcher der beiden zu verwenden ist, ergibt sich in aller Regel aus dem Kontext (nicht "Iäger" oder "Iohannes", aber auch nicht "Jngenieur" oder "Jgnatz"


Bei anfänglicher Unsicherheit können auch die Admins angesprochen werden, und geben Unterstützung.


Am Ende dieser Editionsrichtlinien findet sich ebenfalls eine Zeichentabelle. Diese kann dort als "Spickzettel" ausgedruckt werden.

Mögliche Erfassungsfelder

Info
Für die Matrikel wurden erstmals unterschiedliche Erfassungsmasken für Schüler/Studenten und Personal bzw. Lehrer programmiert, um eine einfachere Erfassung zu ermöglichen. Standardmäßig wird die Erfassungsmaske für Schüler bzw. Studenten angezeigt.
Durch das Setzen eines Hakens bei Personal (Studentenmatrikel) bzw. Lehrer (Universitätsmatrikel) kann die Erfassungsmaske für Personal aufgerufen werden.


Die Erfassungsmasken haben bei Schulmatrikeln meist die folgenden Felder:

Erfassungsmaske Schüler (bei Schulmatrikeln)

Nachname
Vorname
Alter (Jahre / Alter (Monate) 
verstorben?
Geburtsort 
Stand des Vaters (verstorben?)

Erfassungsmaske Lehrer (bei Schulmatrikeln)

Nachname
Vorname
Klasse/ Kurs / Fach o.ä.

Allgemeine Erfassungfelder

Nachname und Vorname

  • Sowohl der Nachname als auch der Vorname werden in aller Regel so abgeschrieben, wie sie in der Vorlage stehen.
  • Bei Frauen wird ein Geburtsname hinter dem Ehenamen - getrennt durch das Wort "geb." erfasst. Ob mit oder ohne Komma, hängt vom Original ab. Also: „Mahler, geb. Kabel - Heidi“ bzw. „Mahler geb. Kabel - Heidi“

Ausnahmen:

  • Nachnamen mit Präfix werden in der Form „Nachname, Präfix“ (z.B.: Lübke, von) erfasst. Abkürzungen der Präfixe werden nicht aufgelöst. (Man weiß nämlich gar nicht genau, ob hier "von" oder "van" abgekürzt wurde.)
  • Nachnamen mit adligem Titel und Präfix werden in der Form „Nachname, Titel Präfix“ (z.B. Lübke, Freiherr von) erfasst.
  • Nachnamen mit mehrteiligem Präfix werden ebenfalls in der Form „Nachname, Präfix1 Präfix2“ erfasst. (Wer nach einem solchen Familiennamen sucht, weiß nicht, ob er in der Vorlage und damit in der Datenbank z. B. abgekürzt wurde. Die Suche ist also sehr schwierig. Wenn man aber weiß, dass wir Präfixe grundsätzlich dem Hauptnamen nachstellen, dann ist es vollkommen egal wie und wo abgekürzt wurde, denn man braucht nur nach dem Namen zu suchen.)
    Beispiele
    Lippe, von der - Jürgen
    Graben, auf dem
    Meer, ter
    Leyen, von der, geb. Albrecht - Ursula
    Stein, von und zu, geb. von Lettenmacher
  • allerdings
d'Asse oder d'Elsa oder ähnlich werden auch als d'Asse oder d'Elsa erfasst - ohne Leerstelle und mit dem Auslassungszeichen ('), dass auf der Tastatur beim Doppelkreuz (#) zu finden ist.
  • Nachnamen mit von oder gen. zwischen zwei Namensteilen werden normal erfasst, z.B. „Hoffmann von Hoffmannswaldau“ oder „Kanull genannt Dadier“ (auch hier werden Abkürzungen nicht aufgelöst).
  • akademische Titel (Dr.) werden nach dem Nachnamen, getrennt durch ein Komma, erfasst. Adelstitel oder Präfixe werden dabei zuerst aufgeführt, z. B. "Hirschhausen, von, Dr. - Eckart"
  • Eine Angabe wie jun. oder sen. kommt mit Komma getrennt hinter den Vornamen.

Mögliche Erfassungsfelder für Studenten/ Schüler

Alter

Das angegebene Alter des Schülers/ Studentenden wird getrennt in Jahr und Monaten eingetragen.

Ist kein Monat angegeben, kann 0 eingegeben werden.

Geburtsdatum

Ein angegebenes Geburtsdatum wird in dem jeweiligen vorgesehenen Feld wie angegeben erfasst

Studienbeginn

Inbesondere bei Universitätsmatrikel wird sehr häufig auch der Studienbeginn abgedruckt. In diesem Falle sind die projektspezifischen Editionsrichtlinien zu beachten.

Geburtsort

  • Der angegebene Ort wird wie angegeben abgeschrieben
  • Plausibilitätsprüfungen werden nicht durchgeführt

Verstorben (Schüler/Student)

Neben dem Namen des Schülers/Student ist oft ein Kreuz vermerkt, das anzeigt, dass der Schüler verstorben ist. In diesem Falle ist ein Haken bei verstorben zu setzen.

Beruf bzw. Stand des Vaters bzw. Bezugsperson

Sehr oft wird der Beruf des Vaters bzw. der Bezugsperson (z.B. Vormund) mit angegeben.

Hier wird der so Beruf abgeschrieben, wie er in der Vorlage genannt ist. Der möglicherweise angegebene Wohnort, z. b. "k. Förster in Schleißheim" wird nicht erfasst.

Verstorben (Vater bzw. Bezugsperson)

Neben dem Beruf des Vaters ist oft ein Kreuz vermerkt, das anzeigt, dass der Vater verstorben ist. In diesem Falle ist ein Haken bei verstorben zu setzen.

Studienfächer

Das entsprechende Studienfach wird aus dem entsprechenden dafür vorgesehen Auwahlmenü ausgewählt. Durch Tippen des Anfangsbuchstabens kann sehr schnell das entsprechende Studienfach gewählt werden. Bei Matrikeln mit der Angabe mehrerer Studienfächer kann auch in einem weiteren Auswahlmenü das weitere Studienfach ausgewählt werden. Sollte ein Studienfach noch nicht im Auswahlmenü angegeben sein, ist im Auswahlmenü "xxx fehlt in Liste xxx" auszuwählen.

Mögliche Erfassungsfelder für Lehrpersonen/ Personal

Klasse/ Kurs / Fach o.ä. (Lehrer)

Organisationseinheit

Tätigkeit

Zeichentabelle

(ursprünglich erstellt für die Erfassung der Verlustlisten des 1. Weltkrieges)

Zum Download als PDF bitte hier klicken.

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