Projekt Adressbücher/Editionsrichtlinien
Allen, die zum ersten mal in unserem Online-Datenerfassungssystem (DES) arbeiten wollen, empfehlen wir vorab die Lektüre der Bedienungsanleitung.
Alle Adressbücher, die mit dem DES erfasst werden können findet man hier oder auch hier.
| Projekt Adressbücher |
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Adressbücher in der Online-Erfassung Adressbücher in der Offline-Erfassung |
Das Wichtigste zuerst
- Ein Eintrag beginnt immer am Anfang der Zeile und am oberen Rand der Buchstaben. Daher ist wie im folgenden Beispiel in das Bild zu klicken, um einen Eintrag hinzuzufügen:
- Es wird immer vollständig und so buchstabengetreu wie möglich erfasst. Es wird nichts abgeändert oder hinzugefügt.
- Abkürzungen werden nicht aufgelöst. Ein „Aug.“ bleibt ein „Aug.“ und wird kein „August“, ein „Tischlermstr.“ wird kein „Tischlermeister“ und ein „u.“ wird kein „und“
Allgemeines
Diese Editionsrichtlinien enthalten Grundsätze, die für alle mit dem Online-Erfassungstool DES zur Erfassung vorgesehenen Adressbücher gelten.
Sie weichen zum Teil von den Richtlinien ab, die bei der früheren Offline-Erfassung galten.
Deshalb ist es auch für bisherige Offline-Erfasser besonders wichtig, sich die hier beschriebenen Regeln gut einzuprägen.
Nicht alle Adressbücher sind gleich, es gibt sehr viele Buch-spezifische Besonderheiten. Deshalb sollten zu jedem Adressbuch auch die spezifischen Editionsrichtlinien auf der jeweiligen Projektbeschreibungsseite (verlinkt unter dem Begriff "über das Projekt") gelesen werden. Dort finden sich (bei neueren Erfassungs-Projekten) auch einige Beispiel-Scans.
Die Kommunikation ist für den reibungslosen Projektablauf das A und O. Rat und Antworten gibt es auf der projektbegleitenden Mailingliste.
Für die direkte Kommunikation mit den Projektbetreuern und Admins wenden Sie sich bitte an die Projektbetreuung unter Angabe des Buches, der Seite und des Datensatzes.
Was wird erfasst
Für Familienforscher sind vor allem Informationen zu Personen interessant. Darum liegt der Schwerpunkt der Adressbucherfassung eines genealogischen Projektes natürlich auf den enthaltenen Personendaten. Aber auch Unternehmensdaten wie die Firma (also der Name des Unternehmens) können für Genealogen sehr interessant sein, weshalb wir diese auch erfassen.
Erfasst werden zu einem Adressbuch in aller Regel
- alphabetische Namensverzeichnisse
- Straßen-Verzeichnisse
- Im Straßenverzeichnis "Teil II" werden nur die Eigentümer erfasst - Kennzeichen E zwischen Hausnummer und Name.
- Behörden-Verzeichnisse
Nicht alle diese Abteilungen eines Buches werden sofort erfasst, unter Umständen wird eine Abteilung erst zu einem späteren Zeitpunkt für die Erfassung freigegeben. Dies ist auf der jeweiligen Projektbeschreibungsseite vermerkt.
Was wird nicht erfasst
- In die Erfassung nicht mit einbezogen werden Telefonnummern, Postscheckkonten, Öffnungszeiten u. a. m.
Da jeder erfasste Personendatensatz mit dem Scan der zugrunde liegenden Quelle verknüpft ist, können sämtliche dort enthaltene Informationen - sofern sie für Suchende interessant sind - auf diesem Wege trotzdem aufgefunden werden. - Bei Firmennamen, die zusätzlich eine ausführliche Beschreibung des Produktangebotes enthalten, reicht es aus, wenn das Wesentliche erfasst wird (Firmenname und Firmenzweck). Der Eintrag kann aber auch vollständig erfasst werden.
- Der Punkt am Ende eines Eintrages wird nicht abgetippt.
- In manchen Adressbüchern kommen Verweise vor etwa in der Art:
- „Roos, siehe auch Rooß“
Solche Verweise werden nicht erfasst.
- Grundsätzlich nicht erfasst werden alle Adressbuch-Bestandteile, die nicht strukturiert erfassbar sind.
Schriftsätze
Besonders Adressbücher vor 1950 sind sehr oft in Fraktur gesetzt oder in Fraktur, gemischt mit Antiquaschriften.
Nicht jedem fällt die Gewöhnung an das Schriftbild leicht. Für den ein oder anderen sind die ersten Schritte hart, einige Buchstaben erkennt man sofort, andere sehen total verworren aus.
Keine Sorge, man gewöhnt sich sehr schnell an das ungewohnte Schriftbild.
Um den Vergleich zu erleichtern kann man anhand der folgenden Grafik ähnlich aussehende Buchstaben leicht vergleichen und unterscheiden.
- Fraktur Großbuchstaben nach der Buchstabenform sortiert
- Fraktur Kleinbuchstaben nach der Buchstabenform sortiert (bitte auch hier Ähnlichkeiten in der Spalte direkt darüber oder darunter berücksichtigen)
Damit sollte es einfacher sein einen Buchstaben anhand seines Aussehens zu identifizieren.
In vielen Dokumenten gibt es übrigens keinen Unterschied in der Darstellung der Buchstaben "I" und "J". Welcher der beiden zu verwenden ist, ergibt sich in aller Regel aus dem Kontext (nicht "Iäger" oder "Iohannes", aber auch nicht "Jngenieur" oder "Jgnatz"
Bei anfänglicher Unsicherheit können auch die Admins angesprochen werden, und geben Unterstützung.
Am Ende dieser Editionsrichtlinien findet sich ebenfalls eine Zeichentabelle. Diese kann dort als "Spickzettel" ausgedruckt werden.
Mögliche Erfassungfelder
Die folgenden Felder können bei der Erfassung vorkommen:
Nachname und Vorname
- Sowohl der Nachname als auch der Vorname werden in aller Regel so abgeschrieben, wie sie in der Vorlage stehen.
- Steht statt des Nachnamens ein Spiegelstrich oder Gänsefüßchen, wird der Nachname so erfasst, wie er in der entsprechend vorhergehenden Zeile geführt ist.
- Bei Frauen wird ein Geburtsname hinter dem Ehenamen - getrennt durch das Wort "geb." erfasst. Ob mit oder ohne Komma, hängt vom Original ab. Also: „Mahler, geb. Kabel - Heidi“ bzw. „Mahler geb. Kabel - Heidi“
Ausnahmen:
- Nachnamen mit Präfix werden in der Form „Nachname, Präfix“ (z.B.: Lübke, von) erfasst. Abkürzungen der Präfixe werden nicht aufgelöst. (Man weiß nämlich gar nicht genau, ob hier "von" oder "van" abgekürzt wurde.)
- Nachnamen mit adligem Titel und Präfix werden in der Form „Nachname, Titel Präfix“ (z.B. Lübke, Freiherr von) erfasst.
- Nachnamen mit mehrteiligem Präfix werden ebenfalls in der Form „Nachname, Präfix1 Präfix2“ erfasst. (Wer nach einem solchen Familiennamen sucht, weiß nicht, ob er in der Vorlage und damit in der Datenbank z. B. abgekürzt wurde. Die Suche ist also sehr schwierig. Wenn man aber weiß, dass wir Präfixe grundsätzlich dem Hauptnamen nachstellen, dann ist es vollkommen egal wie und wo abgekürzt wurde, denn man braucht nur nach dem Namen zu suchen.)
- Beispiele
- Lippe, von der - Jürgen
- Graben, auf dem
- Meer, ter
- Leyen, von der, geb. Albrecht - Ursula
- Stein, von und zu, geb. von Lettenmacher
- Beispiele
- allerdings
- d'Asse oder d'Elsa oder ähnlich werden auch als d'Asse oder d'Elsa erfasst - ohne Leerstelle und mit dem Auslassungszeichen ('), dass auf der Tastatur beim Doppelkreuz (#) zu finden ist.
- Nachnamen mit von oder gen. zwischen zwei Namensteilen werden normal erfasst, z.B. „Hoffmann von Hoffmannswaldau“ oder „Kanull genannt Dadier“ (auch hier werden Abkürzungen nicht aufgelöst).
- akademische Titel (Dr., Dipl.-Ing. etc.) werden nach dem Nachnamen, getrennt durch ein Komma, erfasst. Adelstitel oder Präfixe werden dabei zuerst aufgeführt, z. B. "Hirschhausen, von, Dr. - Eckart"
- die Bezeichnung "cand. xxx." bei Studenten ist unter Beruf zu erfassen.
- Eine Angabe wie jun. oder sen. kommt mit Komma getrennt hinter den Vornamen. Das gleiche gilt für "d. Ä." und "d. J."
- Eine Angabe wie I., II. etc. kommt mit Komma getrennt hinter den Vornamen.
Beruf
Hier wird der Beruf der erfassten Person eingetragen, wie er in der Vorlage genannt ist. Eine Negativaussage (z.B. "ohne Beruf") wird ebenfalls in diesem Feld notiert.
Auch Angaben wie "Rentner", "Invalide" oder ähnliches werden im Berufsfeld erfasst, da die Person aufgrund dieses Status ihr Einkommen bezieht.
In das Feld Beruf wird auch das Gewerk eingetragen, wenn es sich bei der Adresse in diesem Eintrag um die Wohnadresse der Person handelt.
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Hier ist lediglich klar, dass Marie Gotsch eine Branntweinbrennerei betreibt. Ob sich diese an derselben Adresse befindet und ob sie einen eigenen Namen hat, kann nicht sicher abgeleitet werden |
Ist zu einer Person angegeben, dass er/sie Inhaber, Teilhaber einer namentlich genannten Firma ist, dann wird auch dies im Feld Beruf erfasst, denn die Adresse in diesem Eintrag bezieht sich auf die Wohnung der Person, nicht auf die Arbeitsstätte.
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Über den Hinweis zur Firma kann nach dieser gesucht werden. |
Bei weiblichen Einträgen ist oft bei Witwen der Beruf des verstorbenen Mannes genannt. Dies kann in der Form "Lehrer-Witwe" oder "verw. Buchhalter" geschehen. In solchen Fällen handelt es sich nicht um den Beruf der erfassten Person und wird deshalb nicht hier erfasst. Für Professorengattinnen und Gastwirt-Töchter gilt sinngemäß das selbe
Adresse
Hier wird die Adresse (in der Regel Straße und Hausnummer, ggf. ergänzt um die Etage oder andere Ergänzungen) erfasst, wie sie in der Quelle aufgeführt ist.
Bei manchen Adressbüchern sind keine Straßennamen, sondern nur Hausnummern genannt. Dann wir hier auch nur die Hausnummer erfasst. Ist ihr - wie in diesem Beispiel - das Wörtchen "Nr." vorangestellt, so wird auch dieses mit erfasst-
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bzw.
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Ob Haus Nr. 26 oder Nr. 26 oder nur 26 erfasst wird, hängt von der jeweiligen Vorlage ab. |
In anderen Fällen ist zusätzlich zum Straßennamen auch noch ein Ortsteil angegeben, dieser wird dem Straßennamen vorangestellt und durch ein Komma getrennt
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Das E gehört nicht zur Adresse, sondern gibt an, dass es sich um den Eigentümer des Hauses handelt. |
Familienstand
Bei älteren Erfassungs-Projekten war dieses Feld eingebbar, mittlerweile ist es in Form einer Menüauswahl gestaltet.
Hier ist der entsprechende "Familienstand" auszuwählen, wie er sich aus dem jeweiligen Eintrag ergibt.
Bei einer späteren Übertragung der Daten nach Gedbas4all können anhand dieser Angaben zusätzliche Personendatensätze erzeugt werden. So kann zu einer Witwe ein Datensatz für den Ehemann erzeugt werden, von dem der Familienname und ggf. der Vorname und/oder der Beruf bekannt ist. Außerdem kann zu diesem dokumentiert werden, dass er vor dem Erscheinen des jeweiligen Adressbuches verstorben sein muss.
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der Geburtsname wird in diesem Beispiel vom Ehenamen mit Komma abgetrennt, da es in der Vorlage genauso gehandhabt wird. |
Im Feld Familienstand wird nur dann ein Eintrag vorgenommen, wenn sich dieser Familienstand auf eine oder mehrere Personen bezieht. Ist ein Begriff wie "Erbe" oder "Witwe" Bestandteil des Firmennamens wird im Feld Familienstand nichts eingetragen.
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Ob Eduard Gummels ein Nachfahre der Gebr. Gördes ist, kann aus diesem Eintrag nicht geschlossen werden. |
Firmenname
Im Feld Firmenname wird nur dann ein Eintrag vorgenommen, wenn eine Firma namentlich genannt ist und es sich bei der Adresse in diesem Eintrag um eine Firmenadresse handelt. Alle anderen Angaben, die wie eine Firma aussehen, werden bei der zugehörigen Person im Feld "Beruf" erfasst.
Erfahrungsgemäß ist es nicht immer einfach zu entscheiden, ob ein Eintrag ein Personen- oder ein Firmeneintrag ist. Als einfache Faustregel gilt: Handelt es sich bei der Adresse in diesem Eintrag um die Wohnadresse, dann wird ein Personeneintrag erfasst. Handelt es sich hingegen um die Firmenadresse, wird ein Firmeneintrag erfasst.
Das nachfolgende Schema soll helfen, einen Eintrag richtig einzuordnen. Im Kapitel Ergänzende Scans werden die hier aufgeführten Beispiele noch einmal anhand der jeweiligen Scans dargestellt.
| 1.1.1.2 | 1.1.1.1 | 1.2.1.1 | 1.2.1.2 | 2.1.1 | 2.1.2 |
Vorname Bezugsperson sowie Beruf Bezugsperson
Diese Erfassungsfelder kommen nicht in jedem Adressbuch vor.
In vielen Adressbüchern werden Witwen oder Ehefrauen nicht mit ihrem eigenen Vornamen geführt, sondern mit dem ihres Mannes. Dasselbe gilt in vielen Fällen für den Beruf.
Damit diese Informationen beim Übertragen nach Gedbas4all automatisch der Bezugsperson zugeordnet werden können, sind sie hier zu erfassen und nicht bei der "Haupt"-Person.
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Der Vorname der zu erfassenden Person bleibt leer. |
Bisweilen sind Vornamen so abgekürzt, dass nicht eindeutig ersichtlich ist, ob es sich um einen weiblichen oder einen männlichen Vornamen handelt (Jos. kann für Josef oder für Josefine stehen, Wilh. für Wilhelm und Wilhelmine). In solchen Fällen sollte überprüft werden, wie der Sachverhalt in dem jeweiligen Adressbuch üblicherweise gehandhabt wird und demgemäß verfahren werden.
Auch beim Beruf ist nicht immer eindeutig abzuleiten, ob sich dieser auf die Person selbst oder die Bezugsperson bezieht. Auch hier sollten die "Gepflogenheit" im jeweiligen Buch berücksichtigt werden.
In seltenen Fällen hilft auch dies nicht weiter, eine eindeutige Zuordnung ist nicht möglich. Dann sollte der Vorname bzw. der Beruf in Klammern gesetzt und sowohl bei der Person selbst als auch für die Bezugsperson erfasst werden.
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Aus diesem Eintrag allein kann nicht abgeleitet werden, ob "Jos." für Josef oder für Josefine steht. Auch der Beruf "Fabrikarb." kann nicht eindeutig zugeordnet werden. Beim ersten Beispiel-Eintrag ist dies jedoch gegeben. |
Eigentümer
In manchen Adressbüchern ist im alphabetischen Verzeichnis der Hauseigentümer gekennzeichnet, wenn er im Haus wohnt (z.B. durch ein "E" oder durch ein Sternchen").
In solchen Fällen gibt es ein Erfassungsfeld "Eigentümer" oder "Hausbesitzer", das bei den jeweiligen Einträgen zu befüllen ist.
- Handelt es sich beim Hauseigentümer um eine natürliche Person, so wird diese grundsätzlich in den Feldern Nachname und Vorname erfasst.
- Handelt es sich beim Hauseigentümer um eine juristische Person, so wird diese grundsätzlich im Feld Firmenname erfasst.
Da solche Sachverhalte in sehr unterschiedlichen Varianten vorkommen können, ist die individuelle Vorgehensweise jeweils bei den buchspezifischen Hinweisen beschrieben.
Besonderheiten beim Erfassen von Straßenverzeichnissen
Bei Straßenverzeichnissen ist der Straßenname meist nur ein mal genannt und bei den nachfolgenden Einträgen jeweils nur die Hausnummer. Selbstverständlich ist im Adressfeld der Straßenname der jeweiligen Hausnummer voran zu stellen.
In aller Regel ist der Hauseigentümer, manchmal auch der Verwalter in irgendeiner Form gekennzeichnet. Gelegentlich ist zum Hauseigentümer eine abweichende Adresse angegeben. Auch kann es vorkommen, dass als Eigentümer eine juristische Person genannt ist (Stadt, Wohnungsverwaltungsgesellschaft ....). Dann liegt es auf der Hand, dass diese juristische Person nicht im betreffenden Haus wohnt.
In all diesen Fällen sind buchspezifisch Eingabefelder vorgesehen, über die diese Sachverhalte dargestellt werden können. Da dies von Buch zu Buch sehr unterschiedlich sein kann, sei hier auf die buchspezifischen Editionsrichtlinien verwiesen.
Besonderheiten beim Erfassen von Behördenverzeichnissen
Kennzeichnung von Einträgen als "Funktionsträger"
Bei Behördenverzeichnissen mit Namensnennung von Funktionsträgern, bei denen Personen genannt sind (Amtsträger, Vereinsvorstände ect.) handelt es sich bei der angegebenen Adresse im Normalfall nicht um die Wohnadresse der Person, sondern um den "Arbeitsort"
Es kann sich hier um Behörden, Institutionen, Vereine, Parteien und vieles mehr handeln. Der Einfachheit wird hier übergreifend der Begriff "Institution" verwendet
Sind solche Verzeichnisse in eigenen Abteilungen geführt, dann kann (durch die Projektbetreuung) für den ganzen Seitenbereich gesteuert werden, dass es sich hier um Funktionsträger handelt und der Datentransfer entsprechend korrekt vorgenommen werden. Allerdings gibt es auch Adressbuch-Ausgaben - insbesondere bei Kreis-Adressbüchern - wo bestimmte Funktionsträger (Ortsvorsteher, Pfarrer, Lehrer, Vereinsvorstände....) jeweils vor dem alphabetischen Namensverzeichnis aufgeführt sind. In solchen Fällen wird ein Eingabefeld angeboten, über das die zu erfassende Person als "Funktionsträger" gekennzeichnet werden muss. Dies ist wichtig, damit beim Exportieren zwischen dem Arbeitsort und dem Wohnort unterschieden werden kann.
Kommt ein solcher Sachverhalt in einem Adressbuch vor, dann wird dies selbstverständlich in den buchspezifischen Editionsrichtlinien beschrieben.
Erfassungsumfang bei Behördenverzeichnissen / Funktionsträgern
Es werden vom Grundsatz her lediglich drei Informationen erfasst:
- Nachname
- Vorname
- Funktion und ggf. Institution, wo diese Funktion ausgeübt wird.
Ist zu der Person ein Familienstand angegeben, so wird dieser zusätzlich erfasst.
Sowohl die Funktion als auch - wenn genannt - die Institution werden im Feld Berufsfeld erfasst und zwar in der Form: "Funktion in Institution" Ist die Institution genannt, die dort ausgeübte Funktion jedoch nicht eindeutig zu erkennen, so wird im Berufsfeld lediglich die Institution/Behörde erfasst.
Weitere dort vorhandene Informationen wie
- Zivilberuf
- Wohnadresse
- ggf. Adresse, an der sich die Behörde/Institution befindet
werden nicht erfasst, da sie in aller Regel bereits im alphabetischen Verzeichnis aufgeführt sind.
Darüber hinaus ist dadurch eine klare strukturelle Trennung zwischen Dienstort und Wohnort sowie zwischen Funktion und Beruf gewährleistet. Dadurch werden Fehlinterpretationen vermieden.
Erfassungsbeispiele:
Es ist eine Funktion und eine Institution genannt
| Im Adressbuch steht | Erfasst wird | ||||||||||||
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usw. |
Es ist eine Institution genannt, eine Funktion fehlt oder steht nicht in Zusammenhang mit dieser Institution
| Im Adressbuch steht | Erfasst wird | ||||||||||||
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usw. (der Zivilberuf wird nicht mit erfasst) |
Es ist eine Funktion aber keine Institution genannt
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usw. (der Zivilberuf wird nicht mit erfasst) |
Besonderheiten beim Erfassen von Gewerbeverzeichnissen
Bei Gewerbeverzeichnissen ist das jeweilige Gewerbe meist nur ein mal genannt, meist gefolgt von einer Auflistung von Personen oder Firmen, die dieses Gewerbe ausüben.
Natürlich muss das Gewerbe bei jedem Datensatz erneut angegeben werden.
Bei den meisten Einträgen in einem solchen Verzeichnis handelt es sich um Privatpersonen, meist Handwerker, Kaufleute oder Ähnliches. Dennoch handelt es sich bei den Adressen hier immer um die Adresse, an der das Gewerbe ausgeübt wird, unabhängig davon, ob der Gewerbetreibende dort auch wohnt oder nicht.
Aus diesem Grund werden alle Einträge aus dem Gewerbeverzeichnis als Firmeneinträge erfasst.
Ist dabei der Firmeninhaber namentlich genannt, wird dieser zusätzlich im Namensfeld erfasst.
Einige Beispiele sollen dies verdeutlichen:
| Im Adressbuch steht | Erfasst wird | Bemerkungen | ||||||||||||||||||||
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Hier sind Firmeninhaber und Firmenname identisch. Die Personendaten werden im Feld Nach- und Vorname erfasst. Das Berufsfeld bleibt leer, das "Gewerbe" findet sich im Firmennamen wieder | ||||||||||||||||||||
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und
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Hier ist der Firmenname bekannt, zusätzlich ist der Name des Inhabers (in diesem Falle der beiden Inhaber). Es werden zwei Einträge erzeugt. Jeweils mit dem Firmennamen und zusätzlich mit dem Namen der jeweiligen Inhaber. | ||||||||||||||||||||
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Tabellarische Übersicht Entscheidungshilfe Firmeneintrag und/oder Personeneintrag
| Im Adressbuch steht | Erfasst wird | Bemerkungen | ||||||||||||||||||||
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| Hildebrandt
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Beispiel 1.1.1.2 | ||||||||||||||||||||
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Beispiel 1.1.1.1 | ||||||||||||||||||||
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Beispiel 1.2.1.1 | ||||||||||||||||||||
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und
und evtl. weitere |
Noch einmal
Beispiel 1.2.1.1 hier sind jedoch zwei Inhaber genannt. | ||||||||||||||||||||
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Beispiel 1.2.1.2 | ||||||||||||||||||||
Hanewacker
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und
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Beispiel 2.1.1 | ||||||||||||||||||||
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und
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Beispiel 2.1.2 |
Weitere Erfassungsbeispiele
| Im Adressbuch steht | Erfasst wird | Bemerkungen | ||||||||||||||||||||||||||||||
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Die ersten beiden Datensätze beziehen sich auf den Firmeneintrag |
Zeichentabelle
(ursprünglich erstellt für die Erfassung der Verlustlisten des 1. Weltkrieges)
Zum Download als PDF bitte hier klicken.
Datei:Verlustlisten Zeichentabelle DIN A4.pdf