Freiwilligenmanagement/Konzept

Konzept Freiwilligenmanagement des Vereins für Computergenealogie e. V.

Das vorliegende Konzept soll als Grundlage für den Aufbau des Freiwilligenmanagements des Vereins für Computergenealogie e. V. (CompGen) dienen. Es erläutert die Grundlagen und Ziele und soll die festgelegten Grundsätze und Verfahren sichern und überprüfbar machen.

Aufbau eines Freiwilligenmanagements durch den Verein für Computergenealogie e. V.

Der CompGen-Vorstand hat auf seiner Sitzung am 11./12. März 2016 beschlossen, ein Freiwilligenmanagement (FM) aufzubauen. Unter FM verstehen wir alle Bestrebungen des Vereins, die Zusammenarbeit mit freiwillig Engagierten für alle Beteiligten optimal zu gestalten. Zum Projektablauf: Die Vorstandsmitglieder Thekla Kluttig und Klaus-Peter Wessel erstellen ein Konzept, das im Vorstand diskutiert und nach Abschluss der Diskussion beschlossen wird. Über Zeitpunkt, Art und Umfang der Einbindung von Freiwilligen in die Entwicklung des FM entscheidet der Vorstand, s. dazu auch Pt. 4. Zu den wesentlichen weiteren Schritten siehe Anlage 1.

Hintergrund, Ziele und Umfang des Projekt

CompGen hat steigende Mitgliedszahlen (aktuell über 3600); zahlreiche (auch nicht-organisierte) Freiwillige engagieren sich für die Ziele und Projekte des Vereins in unterschiedlicher Weise, von der schlichten Beitragszahlung bis zur intensiven und zeitaufwändigen Projektmitarbeit oder Vorstandstätigkeit. Aber zum Teil können Projekte und gute Ideen nicht oder nur langsam realisiert werden, weil die notwendigen Personalressourcen fehlen. Vor allem werden Freiwillige gesucht, die verantwortlich die Leitung von Projekten übernehmen oder verlässlich in Projektteams mitarbeiten. Auf der anderen Seite wenden sich potentiell Interessierte von einer Mitarbeit ab, weil sie keinen geeigneten Einstieg in eine Mitarbeit finden.

Wesentliches Ziel des FM ist es daher, die Interessen und Fähigkeiten potentieller Freiwilliger besser in Übereinstimmung zu bringen mit den Bedürfnissen des Vereins zur Besetzung bestimmter Funktionen. Weiteres Ziel ist es, die Zufriedenheit der bereits engagierten Freiwilligen mit ihrer Tätigkeit in und für den Verein und seine Projekte zu verbessern. Gelingt beides, kann CompGen seine (dauerhaften) Angebote und (zeitlich befristeten) Projekte weiter ausbauen und ermöglicht eine höhere Partizipation für daran interessierte Freiwillige. Das FM soll sich auf alle Ebenen der Vereinstätigkeit bzw. -angebote erstrecken. Dies gilt für eine niedrig schwellige Beteiligung an den Projekten durch Eingabe von Daten (z. B. bei Transkriptionsprojekten oder bei Verbesserungen des GenWiki) bis hin zur Vorstandstätigkeit (v. a. Einführung in die Vorstandsarbeit für neue Vorstandsmitglieder). Der Schwerpunkt des FM soll aber auf der Gewinnung und Betreuung von Projektleitern und Mitarbeitern in Projektteams liegen.

Grundsätze und Grundhaltung

CompGen ist ein überregional tätiger genealogischer Verein, der der Philosophie des Open Access verpflichtet ist. Er sieht sich als Partner von genealogischen Vereinen mit regionaler oder thematischer Ausrichtung. Um die Einkünfte des Vereins in möglichst hohem Maße für die Zwecke des Vereins verwenden zu können, arbeitet CompGen trotz seiner erreichten Größe ohne hauptamtliche Mitarbeiter. Zur permanenten Absicherung der Funktionsfähigkeit des Vereins bzw. seiner Angebote und Projekte beschäftigt CompGen aber nach Bedarf kostenpflichtig IT-Administratoren und permanent eine Geschäftsstelle ( 1 Person Teilzeit).

Grundsätzlich kann von einer hohen eigenen Motivation der Freiwilligen ausgegangen werden. Der Verein sieht sich aber als verantwortlich dafür, gute Rahmenbedingungen für die Partizipation von Freiwilligen zu schaffen. "Freiwillige" sind für CompGen dabei alle Menschen, die ehrenamtlich / unentgeltlich an Angeboten und Projekten des Vereins mitarbeiten, unabhängig von einer Mitgliedschaft im Verein. Lediglich für die Mitarbeit im Vorstand und für die Tätigkeit als Projektleiter ist eine Mitgliedschaft Voraussetzung.

Information und Einbindung der Mitglieder

Die Mitglieder und nicht-organisierten Freiwilligen sollen über das Projekt "Aufbau eines FM" informiert und in geeigneter Weise eingebunden werden. Vorgeschlagen [durch Thekla] wird eine gezielte Einbeziehung folgender Personengruppen mittels einer Online-Umfrage: Vorstandsmitglieder, Projektleiter und Mitarbeiter in Projektteams. Nach Auswertung der Ergebnisse soll entschieden werden, ob eine Einbeziehung weiterer daran Interessierter erfolgen soll. [Position Peter: Können wir so gezielt schon Fragen formulieren oder müssten wir nicht erst mit den Projekten erarbeiten? Man könnte auch eine Mailingliste (neue) zur Diskussion nutzen.]

Funktionen im Freiwilligenmanagement

Nach Abschluss der Aufbauphase soll ein Vorstandsmitglied die Funktion "Beisitzer für Freiwilligenmanagement" wahrnehmen. Daneben haben der Freiwilligenkoordinator und die Projektleiter wichtige Aufgaben. Um die zeitliche Belastung des Freiwilligenkoordinators in Grenzen zu halten, ist diese Funktion nicht mit einer Tätigkeit im Vorstand verbunden; eine solche Verbindung wäre aber möglich und zu begrüßen.

Funktionen Aufgaben Beisitzer für Freiwilligenmanagement im Vorstand Verantwortlichkeit für die Umsetzung und ggf. Anpassung des FM-Konzeptes; Übergreifende (nicht auf einzelne Personen bezogene) Kommunikation, z. B. in Form eines jährliches Berichts zum Stand des Freiwilligenmanagements auf der Mitgliederversammlung; Ansprechpartner für den Freiwilligenkoordinator / Verbindungsperson in den Vorstand → i. d. R. ohne persönlichen Kontakt mit den einzelnen Freiwilligen Freiwilligenkoordinator [zzgl. Stellvertreter]

Achtung: Diese Funktion hat es bisher nicht gegeben, sie muss neu besetzt werden. Es sollte eine eigene Mailadresse / Queue dafür geben

Ansprechpartner für Erstkontakte (Interessierte); Ansprechpartner für Vorstand und Projektleiter (z. B. zur Benennung von Bedarfen); Vermittlung zwischen Bedarf (Aufgabenprofilen) und Interessierten (Interessen, Fähigkeiten); Planung von Qualifizierungen (z. B. Einführungs-Webinare) → mit persönlichem Kontakt mit den Projektleitern; mit den einzelnen Freiwilligen punktuell (zu Beginn, am Ende der "Schnupperzeit") → Qualifikationsprofil: Übersichtskenntnisse über die Angebote und Projekte des Vereins; Sozialkompetenz, Organisationsgeschick Projektleiter [zzgl. Stellvertreter]

Ansprechpartner für die inhaltlichen, organisatorischen und technischen Seiten der Projekte; Verantwortlich für die Organisation der Teamarbeit → mit persönlichen Kontakt mit den einzelnen Freiwilligen

Für das FM werden bei Bedarf finanzielle Mittel zur Verfügung gestellt, dies sowohl für die Qualifizierung des Freiwilligenkoordinators (z. B. für die Teilnahme an einer Fortbildung zum Freiwilligenkoordinator) wie für Qualifizierungsangebote an die Projektleiter und weitere Freiwillige.

Gewinnung von Freiwilligen

Für den Verein und seine Projekte können folgende wesentliche Engagementbereiche beschrieben werden, die hinsichtlich des durchschnittlichen Zeitaufwandes und des Bedarfes an fachlicher Einarbeitung und zeitlicher Verlässlichkeit differieren:

Zeitaufwand:

10 Stunden pro Woche und mehr Dateneingabe und -korrektur

Vorstandstätigkeit Projektleitung Redaktionsleitung CG Zwischen 1 und 10 Stunden pro Woche Dateneingabe und -korrektur

Mitarbeit in Projektteams; Administration von Mailinglisten Vorstandstätigkeit (Beisitzer) Projektleitung 1 Stunde pro Woche und weniger Dateneingabe und -korrektur

Ad hoc (ganze Tage)

Betreuung des CompGen-Standes / Vertretung von CompGen auf Veranstaltungen Bedarf an Einarbeitung und Verlässlichkeit: wenig mittel hoch

Die Übersicht über Engagementbereiche soll für die Darstellung von Mitmachmöglichkeiten auf der CompGen-Website genutzt werden. Ergänzend und präzisierend sollen zu einzelnen Aufgabenfeldern bzw. Engagementbereichen genauere Beschreibungen ("Aufgabenprofile") erstellt werden, um Interessierte zu informieren, was es konkret zu tun gibt, und ihnen eine Einschätzung zu ermöglichen, welche Aufgaben und Anforderungen sich mit ihren eigenen Interessen und Fähigkeiten decken (Muster siehe Anlage 2). Dabei soll unterschieden werden zwischen allgemeinen Aufgabenprofilen ("Vorstandsmitglied", "Projektleiter", "Datenerfasser") und präzisierten Aufgabenprofilen, wenn ein/e Freiwillige/r für eine konkrete Funktion gesucht wird.

Zu Werbewegen und Werbemitteln: CompGen erreicht über seine Website und Kommunikationskanäle eine große Zahl von Menschen, von denen auch viele aufgeschlossen für freiwilliges Engagement sind. Diese Kanäle (Mailinglisten, Blog, Newsletter, Zeitschrift) können bei Bedarf zur Gewinnung von Freiwilligen genutzt werden. Daher sollen die Aktivitäten zur Gewinnung neuer Freiwilliger zunächst darauf beschränkt werden, die Mitmachmöglichkeiten und Aufgabenprofile auf einer eigenen Seite unter http://compgen.de/ vorzustellen und konkret zu besetzende Funktionen über die jeweils geeigneten Kommunikationskanäle "auszuschreiben".

Bei dieser Vorgehensweise wird es - anders als bei der persönlichen Ansprache - häufiger vorkommen, dass die bereits aktiven Freiwilligen und die an einer Mitwirkung interessierte Person sich nicht bereits kennen. Um von beiden Seiten herauszufinden, ob und wie man zueinander passt, gibt es folgende Möglichkeiten:

- Nutzung eines Erstkontaktbogens (s. Anlage 3): Alternativ kann ein entsprechendes Eingabeformular auf der Website des Vereins eingerichtet werden und / oder der Bogen an Interessierte per E-Mail versandt werden

- ggf. Nutzung eines Leitfadens für Erstgespräche [Mustervorlage kann erstellt werden, Klu]

- Schnupper- bzw. Probezeit: für die Mitarbeit in Projektteams und die erstmalige Übernahme der Leitung eines Projektteams gilt eine zweimonatige "Schnupperzeit" für beide Seiten, um von beiden Seiten zu sehen, ob die Zusammenarbeit "passt". Sie wird mit einem kurzen Auswertungsgespräch beendet; beide Seiten haben die Möglichkeit, von einer weiteren Zusammenarbeit abzusehen.

- ggf. Nutzung einer (nicht rechtsverbindlichen) Engagementvereinbarung [kann bei Bedarf näher erläutert werden, Klu]

[Zu klären ist, ob das FM bzw. der Weg über den Freiwilligenkoordinator ein Angebot ist oder der Regelfall werden soll. Steht es den Projektleitern z. B. frei, eigenverantwortlich über Mailinglisten zur Mitarbeit im eigenen Projekt aufzurufen oder soll der Bedarf angemeldet werden? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, Klu]

Einarbeitung und Qualifizierung von Freiwilligen

Zu Beginn der Mitarbeit von Freiwilligen müssen die organisatorischen und rechtliche Rahmenbedingungen ihrer Tätigkeit geklärt sein: CompGen stellt in der Regel keine räumlichen oder technischen Hilfsmittel (Informations- und Kommunikationstechnik) für die Freiwilligentätigkeit bereit. Ausnahmen müssen durch den Vorstand beschlossen werden, z. B. können Aufwandsentschädigungen für physische Treffen eines Projektteams formlos vorab beim Vorstand beantragt werden. [ergänzen: Situation hinsichtlich einer Versicherung; Situation hinsichtlich einer Verpflichtung auf die Einhaltung des Datenschutzes, Klu].

CompGen nutzt für die Einarbeitung und Qualifizierung von Freiwilligen verschiedene Instrumente, die je nach Bedarf flexibel eingesetzt werden können:

- Mentoring: ein erfahrener Freiwilliger wird benannt, der sein fachliches und Erfahrungswissen an den neuen Freiwilligen weitergibt und ihm in der Anfangsphase als Ansprechpartner zur Verfügung steht (in Projektteams kann dies der Projektleiter oder ein erfahrenes Team-Mitglied sein, im Vorstand einer der Beisitzer)

- Informationsveranstaltungen: für kleinere oder größere Gruppen von Freiwilligen werden Informationsveranstaltungen (physisch oder virtuell) angeboten; z. B. anlässlich des Beginns eines neuen Projektes in Form eines Webinars oder am Rande von Mitgliederversammlungen

- Angebot interner und ggf. externer Qualifizierungsmaßnahmen: für einzelne oder kleinere Gruppen werden Qualifizierungsmaßnahmen z. B. in Form von Webinaren durchgeführt; bei Bedarf können auch (kostenpflichtige) externe Qualifizierungsangebote angeboten werden

- Betrieb projektbezogener Mailinglisten als Lern- und Austauschforum für die Projektmitglieder

Verantwortlich für die Erkennung des individuellen und gruppenbezogenen Bedarfs ist der Freiwilligenkoordinator. Er plant und organisiert - ggf. in Absprache mit Projektleitern - geeignete Angebote, bei Entstehung von Kosten in Absprache mit dem Beisitzer für Freiwilligenmanagement im Vorstand.

Begleitung und Anerkennung von Freiwilligen, Umgang mit Beschwerden und Konflikten

Viele Angebote und Projekte von CompGen zeichnen sich dadurch aus, dass sie einen niedrig schwelligen Zugang haben: Jeder an einer Mitwirkung Interessierte kann sich über das Internet unverbindlich - je nach eigener Zeit und Lust - daran beteiligen. Dies gilt z. B. für Indizierungsprojekte oder die Bearbeitung von Einträgen im GenWiki. Das FM beschränkt sich in diesen Fällen darauf, auf der Website gute Mitmach-Beschreibungen zu bieten, über den Betrieb von Projekt-Mailinglisten und dem Forum Informations- und Erfahrungsaustausch zu ermöglichen und über erreichte Projektmeilensteinen oder den Abschluss eines Projektes positiv und unter Dank an allen Beteiligte zu berichten. Ein persönlicherer Kontakt kommt nur zustande, wenn der Freiwillige dies möchte.

Ein höherer Grad der Verbindlichkeit besteht bei der Mitarbeit in oder der Leitung von (befristeten) Projektteams, bei der Vertretung von CompGen auf Veranstaltungen (personelle Absicherung des CompGen-Standes bei Veranstaltungen) oder bei der Übernahme von dauerhaften Funktionen (wie der Administration von Mailinglisten). Die Bereitschaft, sich in dieser Form für den Verein und seine Projekte zu engagieren, ist besondere Anerkennung wert. Da Anerkennung sehr individuell wahrgenommen wird und die geeignete Form von den Bedürfnissen und der Motivation der einzelnen Freiwilligen abhängt, ist im Einzelfall über die Form der Anerkennung zu entscheiden, z. B.:

- Einbeziehung bei der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Benennung von Projektleitern als Ansprechpartnern für Presseanfragen) - Fort- und Weiterbildungsangebote - Anerkennung durch Selbstbestimmung und Beteiligung, z. B. durch Übergabe von Projektverantwortung, Budgetzuweisung - Engagementnachweis in Form einer schriftlichen Bescheinigung (z. B. für jüngere Freiwillige als Beilage für Bewerbungen)

Der Schwerpunkt liegt auf der ideellen Anerkennung, geldwerte Anerkennungen sind möglich (z. B. Kostenübernahme für ein Qualifizierungsangebot).

Zum Umgang mit Beschwerden: Beschwerden oder geäußerte Unzufriedenheiten können Hinweise auf aktuelle Schwächen geben und zu Verbesserungen beitragen. Denkbar sind z. B. Beschwerden über den Vorstand, über Rahmenbedingungen der Freiwilligenarbeit (technische Mängel, fehlende Fortbildungsangebote) oder über andere Freiwillige. Durch einen angemessenen Umgang mit Beschwerden soll vermieden werden, dass unzufriedene Freiwillige ihr Engagement stillschweigend beenden. Vor diesem Hintergrund kann es sinnvoll sein, aktiv die Freiwilligen zur Äußerung von Anregungen, Beschwerden und Verbesserungsvorschlägen zu ermutigen (z. B. durch eine jährliche Online-Umfrage an die Freiwilligen). Grundsätzlich sollten Unzufriedenheiten und Beschwerden möglichst im jeweiligen Projektteam geklärt werden; projektübergreifende, grundsätzliche Beschwerden im Hinblick auf die Freiwilligenarbeit können an den Freiwilligenkoordinator gerichtet werden, der für die Prüfung der Beschwerde und die Erarbeitung eines Lösungsvorschlags verantwortlich ist.

Zu den Aufgaben des Freiwilligenkoordinators gehört es, den Freiwilligen bei Konfliktfällen zur Seite zu stehen, d. h. Konflikte frühzeitig zu erkennen, ihren Eskalationsgrad beurteilen zu können und Schritte zu einer konstruktiven Konfliktbearbeitung einzuleiten.

Aus verschiedenen Gründen kann die Mitarbeit eines Freiwilligen enden, z. B. weil eine (befristete) Projektaufgabe beendet ist oder der Freiwillige aus zeitlichen Gründen seine Mitarbeit einstellen muss. CompGen möchte solche Abschiede angemessen gestalten. Wie dies geschieht, ist abhängig von den Wünschen des Abschied nehmenden Freiwilligen. Aus Sicht von Compgen gehört hierzu ein abschließendes Gespräch mit einem Rückblick auf die freiwillige Tätigkeit, dem Dank für die geleistete Arbeit und der Frage, ob eine Bescheinigung über das Engagement gewünscht wird (s. Anlage 4).

Entwicklung und Steuerung von Projekten und Angeboten

Die fachliche Strategie von CompGen basiert auf den vier Säulen 1. Daten beschaffen und konservieren (Digitalisierung), 2. Daten strukturiert und verknüpft erfassen und veröffentlichen, 3. Informationen in Textform veröffentlichen (z. B. GenWiki und Zeitschrift), 4. Hilfe bei der Forschung vermitteln (z. B. Mailinglisten und Forum). Die Projekte und Angebote des Vereins sind auf dieser Basis bereits breit aufgestellt. Kurz- und mittelfristig sollen daher nicht gänzlich neue Projekte oder Angebote entwickelt, sondern die bestehenden stärker untersetzt, gepflegt und ausgebaut werden. Die Verantwortung dafür liegt bei den Projektleitern (ggf. in Abstimmung mit dem Vorstand und unterstützt durch den Freiwilligenkoordinator).

Der CompGen-Vorstand hat auf seiner Klausurtagung im März 2016 als wichtige Ziele u. a. identifiziert: a) eine den heutigen Anforderungen und Möglichkeiten entsprechende Präsentation des Vereins und seiner Angebote (u. a. Neu-Design der Website), b) die Integration aller in unseren Projekten vorhandenen genealogischen Daten in Gedbas4all (realisiert bereits bei den offline erfassten Historischen Adressbüchern, in nächsten Schritten geplant für die Verlustlisten, Totenzettel und Familienanzeigen). Neue Projektideen sind vor diesem Hintergrund zu bewerten (u. a. hinsichtlich des zeitlichen / finanziellen Aufwandes, des personellen Betreuungsaufwandes, der Attraktivität für Freiwillige, des strategischen Nutzens, der Realisierungschancen).

Kooperationen mit Institutionen und Vereinigungen

CompGen ist an der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen und Einrichtungen zu beiderseitigem Nutzen interessiert. Mit Blick auf das Freiwilligenmanagement konzentriert sich das Interesse an Kooperationen auf Archive (Primärquellen) und Bibliotheken sowie auf regional ausgerichtete genealogischen Vereinigungen, die ebenfalls der open-access-Philosophie folgen. In beiden Fällen bietet CompGen an, dass die vom Verein gebotene Infrastruktur für die Realisierung von Projekten in beiderseitigem Interesse genutzt werden kann (z. B. Unterstützung bei Digitalisierungsmaßnahmen, Durchführung von Crowdsourcing-Projekten). Dabei wird das Datenerfassungssystem (DES) als ein Angebot gesehen, das besonders geeignet ist, als Werkzeug für befristete Projekte (ggf. in Kooperation mit regional ausgerichteten Vereinen) zu dienen.

Die genannten Kooperationen basieren stets auf dem Abschluss einer Kooperationsvereinbarung, die den Gegenstand der Kooperation und die Rechte und Pflichten der Kooperationspartner nennt. Dies schließt Aussagen zur Tätigkeit von Freiwilligen ein (Ansprechpartner, ggf. rechtliche Regularien).

Verbindung mit der Öffentlichkeitsarbeit

Ein Ziel von CompGen ist, durch Information und Kommunikation ein - berechtigt - positives Bild in Bezug auf die Freiwilligenarbeit zu verbreiten. Darüber hinaus bedeutet eine gute Öffentlichkeitsarbeit durch das dadurch entstehende positive Meinungsbild auch eine Aufwertung und Wertschätzung für das Engagement der Freiwilligen. Bezüge zur Öffentlichkeitsarbeit sind dem 2012 erstellten Strategiepapier für die Öffentlichkeitsarbeit zu entnehmen. [müsste ggf. dem aktuellen Diskussionsstand angepasst werden (Timo/Andreas)]

Evaluation des Freiwilligenmanagements

Um beurteilen zu können, ob das FM - also die Bestrebungen des Vereins, die Zusammenarbeit mit freiwillig Engagierten für alle Beteiligten optimal zu gestalten - gelungen ist, soll das FM in geeigneter Form und Häufigkeit evaluiert werden. Vorgeschlagen wird eine Zufriedenheitsbefragung ein Jahr nach Arbeitsbeginn des Freiwilligenkoordinators, danach alle zwei Jahre. Die Vorbereitung, Datenerhebung, Datenanalyse und Umsetzung von daraus resultierenden Maßnahmen liegen in der Zuständigkeit des Beisitzers für Freiwilligenmanagement in Zusammenarbeit mit dem Freiwilligenkoordinator.

Der Vorstand

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Anlage 1: Schritte zur Einführung des Freiwilligenmanagements

Folgende Schritte sollen beim Aufbau und in der dauerhaften Umsetzung des FM erfolgen:

Freiwilligenmanagement

Freiwilligenkoordination Strategische Entscheidung treffen Im März 2016 erfolgt

Grundsätze und Konzept für das FM entwickeln In Arbeit, März/April 2016

Mitglieder informieren und einbinden Mai/Juni 2016

Parallel: Engagementbereiche systematisch identifizieren

Freiwilligenkoordinator benennen und qualifizieren

Aufgabenprofile erstellen, Freiwillige gewinnen Organisatorische Rahmenbedingungen schaffen, v. a. Aufbau der FM-Website

Erstgespräche führen, Entscheidungen treffen Projekte für Freiwillige entwickeln und steuern

Freiwillige einarbeiten und befähigen (durch Mentoren, Projektleiter o. ä.)

Freiwillige fördern, qualifizieren, anerkennen, Konflikte lösen Ggf. Öffentlichkeitsarbeit anpassen

FM evaluieren und weiterentwickeln

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Anlage 2: Muster Aufgabenprofil

Funktion

Ziel

Aufgaben, die das Engagement beinhaltet

Notwendige / gewünschte Fähigkeiten und Fertigkeiten

Notwendige Arbeitsmittel

Notwendige Regularien

Zeitaufwand / notwendiger Zeitbedarf

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Beispiel für ein allgemeines Aufgabenprofil:

Funktion Vorstandsmitglied (als Beisitzer) Ziel Mitwirkung an der Führung der Geschäfte des Vereins Aufgaben, die das Engagement beinhaltet Teilnahme an den monatlichen Vorstandssitzungen (Telefonkonferenzen); Aktive Teilnahme an der Vorstands-Mailingliste; Kenntnisnahme und Bearbeitung von Tickets im OTRS (Vorstands-Queue); Persönliche Teilnahme an der jährlichen Mitgliederversammlung; Wahrnehmung der konkreten Beisitzerfunktion im Vorstand Notwendige / gewünschte Fähigkeiten und Fertigkeiten IT-Kompetenz (Anwender); Teamfähigkeit; Zuverlässigkeit Notwendige Arbeitsmittel Informations- und Kommunikationstechnik Notwendige Regularien Unterzeichnung der Datenschutzerklärung Zeitaufwand / notwendiger Zeitbedarf Zwischen 2 und 10 h wöchentlich

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Anlage 3: Muster Erstkontaktbogen

Sehr geehrte/r Frau/Herr NAME,

wir freuen uns sehr über Ihr Interesse, sich freiwillig beim Verein für Computergenealogie e. V. (CompGen) zu engagieren.

Um vorab etwas über Sie zu erfahren, bitten wir Sie, uns die nachfolgenden Fragen zu beantworten. Dafür im Voraus schon einmal vielen Dank!

Schicken Sie dieses Blatt bitte per E-Mail an uns zurück [Mail-Adresse].

Ich werde mich umgehend bei Ihnen melden und einen Termin für ein persönliches Gespräch vereinbaren.

Mit herzlichen Grüßen

[Name] Freiwilligenkoordinator/in

Tel.: E-Mail:

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Sämtliche Daten werden selbstverständlich von uns vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben!

Name, Vorname Anschrift: E-Mail:

Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?

Warum möchten Sie bei uns mitmachen?

Was ist Ihnen bei Ihrem Engagement sonst noch wichtig?

Was würden Sie am liebsten bei uns tun?

[ggf. mögliche Aufgaben zum Ankreuzen auflisten]

Ort, Datum

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Anlage 4: Muster Engagementbescheinigung

Wir bescheinigen hiermit, dass

Frau / Herr Vorname Name Straße, Nr. Postleitzahl, Ort

im Verein für Computergenealogie e. V. (CompGen) ehrenamtlich tätig war.

Kurzbeschreibung der Tätigkeit:

Zeitraum:

Arbeitsstunden:

Wir bedanken uns herzlich für das freiwillige und unentgeltliche Engagement.

Ort, Datum ​​Unterschrift Freiwilligenkoordinator